Dematerializzazione e digitalizzazione

In linea con gli obiettivi di riduzione dei consumi, semplificazione gestionale e promozione di pratiche sostenibili, a partire dal 2017 l’Università di Padova ha avviato un percorso di dematerializzazione delle pratiche amministrative attraverso:

• la semplificazione delle procedure di redazione e conservazione dei documenti amministrativi, favorendo i flussi interamente digitali;
• la digitalizzazione delle procedure quali richieste di ferie, malattia, permessi e missioni;
• il voto in modalità telematica per le consultazioni elettorali studentesche e per l’elezione del Rettore.

L’introduzione di queste misure ha consentito il risparmio annuo di circa 15 tonnellate di carta, pari a 18 tonnellate di CO2.

Il Print Management

È inoltre stato avviato un progetto di Print Management finalizzato a canalizzare tutti i processi di stampa mediante utilizzo di macchine multifunzione condivise in rete, abilitate a diverse funzioni (stampa, scansione, invio via mail ecc.), con l’obiettivo di:

• ridurre le apparecchiature di stampa personali
• rendere omogeneo il parco macchine favorendo le economie di scala
• monitorare e gestire i flussi di stampa
• migliorare la sicurezza e la salubrità degli ambienti di lavoro, collocando le stampanti in locali dedicati.

Grazie anche alle funzioni di eliminazione o modifica del comando di stampa, l’utilizzo delle stampanti multifunzione ha consentito una riduzione annua dell’uso di carta pari a 200 tonnellate e dell’immissione di CO2 nell’atmosfera pari a 25 tonnellate.

L’e-procurement: la dematerializzazione degli acquisti

Con l’obiettivo di rendere gli acquisti più sostenibili, efficienti e trasparenti, l’Ateneo ha inoltre messo in atto un processo per gestire gare e pratiche per qualunque importo tramite piattaforme digitali. In particolare, nel 2020 è stato attivato UBUY che sostituisce ed assorbe i precedenti sistemi telematici in uso in Ateneo, quali il Portale appalti e il Mercato elettronico (MeUnipd). La nuova piattaforma consentirà di implementare un nuovo modulo, denominato Processo acquisti, che nasce con l’obiettivo di digitalizzare le richieste di acquisto e contribuire alla creazione del fascicolo digitale di gara.

Dematerializzazione dei processi amministrativi

Sono stati ripensati i numerosi processi amministrativi dell’Ateneo, dematerializzandone i flussi in un’ottica di semplificazione e ottimizzazione.
Un esempio, in questo senso, è rappresentato dalla scelta di digitalizzare il processo di autorizzazione degli incarichi esterni e l’intero flusso di adozione delle delibere e dei decreti, dalla fase di proposta a quella di firma e di conservazione.
Un altro caso da segnalare è la gestione digitale delle missioni: a partire dal 1° gennaio 2023 è stata avviata una prima fase di sperimentazione, durante la quale tutto il personale dell’Amministrazione centrale e del Dipartimento del Territorio e dei Sistemi Agro-Forestali (TESAF) ha potuto eseguire una procedura interamente digitale, compresa la fase di acquisizione dei giustificativi di spesa, per la quale nelle altre Strutture di Ateneo, al momento, è ancora richiesta la consegna dei giustificativi cartacei. Al termine del primo periodo di sperimentazione, anche in considerazione dei risultati conseguiti, il progetto potrà essere esteso alle altre Strutture.